Privacy

We vragen bij inschrijving alleen om gegevens die we nodig hebben

Gegevens die worden gevraagd bij inschrijving:

  • Naam , school¬†en klas– dit is nodig voor de schoolcoordinatoren om groepen in te delen. Daarnaast wordt het gebruikt om stempelkaarten voor de kinderen te maken.
  • Geboortedatum – alle ingeschreven deelnemers van de avondvierdaage vallen onder algemene aansprakelijkheidsverzekering van SGWB. De combinatie naam geboortedatum is nodig om met redelijke zekerheid vast te kunnen stellen of iemand zich formeel ingeschreven heeft.
  • Email en telefoonnummer – deze kan gebruikt worden voor communicatie indien nodig. Het telefoonnummer wordt gebruikt om in geval van incident de ouders/verzorgers zo snel mogelijk te kunnen bereiken.
  • Postcode – deze wordt door inschrijven.nl gevraagd. Met behulp van postcode kun je bij inschrijven.nl checken voor welke evenementen je je hebt opgegeven.

Alleen het bestuur, schoolcoordinatoren en “inschrijven.nl” hebben inzicht in totaallijsten

  • Alle bestuursleden kunnen lijsten met deelnemers inzien. Deze lijsten zijn tijdens de avondvierdaage ook fysiek aanwezig om in geval van nood telefoonnummers/namen/scholen te kunnen achterhalen. (b.v. als een kind zijn/haar school niet meer kan vinden)
  • De lijsten worden ook verstuurd aan schoolcoordinatoren zodat zij groepen kunnen indelen namens de school. De schoolcoordinatoren krijgen alleen de kinderen van hun eigen school. Geboortedatum en postcode zijn verwijderd uit die lijsten.
  • Omdat de inschrijving via “inschijven.nl” gedaan wordt, zal dat bedrijf ook toegang hebben tot de gegevens. Hun privacy beleid staat op hun website. Wij gaan er van uit dat zij handelen volgens hun beleid en de gegevens niet delen met derden.
  • De betalingen gaat via IDeal en wordt afgehandeld door inschrijven.nl. Het bestuur van de avondvierdaagse heeft geen inzicht in de bankgegevens van de deelnemers.

Na de avondvierdaagse verwijderen we de persoonsgegevens

    • Geprinte lijsten worden vernietigd
    • Digitale lijsten worden geanonimiseerd door naam, postcode, telefoonnummers en emailadressen te verwijderen. De overige gegevens houden we wel. Deze worden gebruikt om bij de vergunningsaanvraag aan te kunnen tonen welke hoeveelheid mensen wordt verwacht. Dit is o.a. nodig zodat de veiligheidsdiensten een goede inschatting kan maken van eventuele risico’s
    • Het evenement wordt van inschrijving.nl verwijderd.

Foto’s

Tijdens de avondvierdaagse worden er foto’s gemaakt door een professionele fotograaf. Hij/zij maakt foto’s van de organisatie, de kinderen en begeleiders, bij de uitdeelpunten van de sponsoren en nog veel meer, zodat op deze manier de mooie en bijzondere momenten voor, tijdens en na het wandelen worden vastgelegd. Deze foto’s komen online op de website van fotograaf en op de facebook van Avondvierdaagse Leidsche Rijn. Mocht je bezwaar hebben bij het maken van foto’s van je kind(eren), geef dit door aan de fotograaf of de organisatie.

Als je nog vragen of opmerkingen hebt, laat het ons weten

Je kunt ons bereiken via het contactformulier op onze website of via de email: info@avondvierdaagse-leidscherijn.nl

Share

19 JUNI – 22 JUNI 2018